Der erste Automat: Checkliste für Einsteiger beim Kauf

Einleitung

Der erste eigene Automat ist für viele Neueinsteiger der aufregendste – und teuerste – Schritt in die Branche. Zwischen Neugerät und Gebrauchtkauf, Gewerbeanmeldung, Finanzierung und Standortsuche gibt es einige Stellschrauben, die sich vorab klären lassen. Diese Checkliste bündelt die wichtigsten Punkte, mit Verweisen auf ausführlichere Artikel im Forum zu Einzelthemen.

Neu oder gebraucht: die erste Grundsatzentscheidung

Neue Automaten kosten je nach Typ und Ausstattung grob zwischen 1.500 und 4.500 Euro – ein einfacher Snackautomat liegt eher am unteren, ein Kombigerät mit Kühlung und Kartenzahlung am oberen Ende dieser Spanne. Gebrauchtgeräte sind günstiger, bergen aber Risiken: unklare Wartungshistorie, veraltete oder nicht mehr lieferbare Ersatzteile, und im ungünstigsten Fall ein Gerät, das kurz nach dem Kauf teure Reparaturen braucht. Wer gebraucht kauft, sollte auf eine nachvollziehbare Service-Historie bestehen, das Gerät nach Möglichkeit vor Ort testen und im Vorfeld klären, ob Ersatzteile für das jeweilige Modell noch verfügbar sind. Für den Einstieg sprechen ein überschaubares Budget und ein bekannter Zustand eher für ein Neugerät mit Garantie.

Gewerbeanmeldung: einfacher, als viele befürchten

Ein verbreitetes Missverständnis betrifft die Gewerbeanmeldung. Für den Betrieb von Waren-, Snack- und Getränkeautomaten reicht die einfache Gewerbeanmeldung nach § 14 GewO beim örtlichen Gewerbeamt – ein Formular, wenige Euro Gebühr, meist innerhalb weniger Tage erledigt. Verwechselt wird das gelegentlich mit § 33c GewO, der eine gesonderte, deutlich aufwendigere Erlaubnis verlangt – diese betrifft aber ausschließlich Geldspielgeräte mit Gewinnmöglichkeit, nicht den Verkauf von Waren. Wer nur Snacks, Getränke oder ähnliche Produkte anbietet, kommt ohne diese zusätzliche Erlaubnis aus.

Finanzierung realistisch planen

Für die Anschaffung des ersten Automaten – oder gleich mehrerer – lohnt sich ein Blick auf öffentliche Förderkredite. Der KfW ERP-Gründerkredit StartGeld richtet sich an Existenzgründer und junge Unternehmen bis fünf Jahre nach Gründung, deckt Kredite bis zu 200.000 Euro ab (davon bis zu 80.000 Euro für Betriebsmittel) und läuft über die eigene Hausbank, die dank 80-prozentiger Haftungsfreistellung durch die KfW auch bei wenig Sicherheiten eher bereit ist, den Kredit zu vergeben. Eigenkapital ist dabei nicht zwingend erforderlich, eine 100-Prozent-Finanzierung ist grundsätzlich möglich – wichtig ist trotzdem ein realistischer Finanzierungsplan, der Anschaffungskosten, Warenerstbefüllung, Standortmiete oder -provision sowie eine Liquiditätsreserve für die ersten Monate berücksichtigt, in denen die Einnahmen noch anlaufen. Parallel lohnt sich frühzeitig ein Blick auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG: Wer im Vorjahr nicht mehr als 25.000 Euro Umsatz gemacht hat und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 Euro bleibt, kann auf den Ausweis von Umsatzsteuer verzichten – das hält die Buchhaltung gerade am Anfang schlank.

Standort und Genehmigungen von Anfang an mitdenken

Der beste Automat nützt wenig ohne einen guten Standort – und nicht jeder Standort ist ohne Weiteres genehmigungsfrei. Je nach Aufstellort (öffentlicher Gehweg, Vorgarten, gewerblich genutzte Fläche) kann eine Baugenehmigung nötig werden; die Details dazu sind im Forum-Artikel „Braucht ein Automat eine Baugenehmigung?“ zusammengefasst. Wie sich ein konkreter Standort wirtschaftlich einschätzen lässt – Laufkundschaft, Konkurrenzsituation, Miet- oder Provisionsmodelle – behandelt der Artikel „Automatenstandort bewerten: Lohnt es sich?“. Beide Themen sollten idealerweise schon vor dem Kauf des ersten Geräts mitgedacht werden, damit Automat und Standort zusammenpassen: Ein hochwertiges Kombigerät mit Kühlung lohnt sich beispielsweise nur, wenn der Standort auch genug Frequenz für ein entsprechend breiteres Sortiment bietet.

Fazit

Der Einstieg in die Automatenbranche ist mit überschaubarem bürokratischen Aufwand möglich: Die Gewerbeanmeldung ist unkompliziert, für die Finanzierung gibt es zinsgünstige Förderkredite, und die Kleinunternehmerregelung hält die Buchhaltung anfangs einfach. Wer zusätzlich Standortfrage und mögliche Baugenehmigung von Beginn an mitdenkt, startet mit einer soliden Grundlage. Bei offenen Fragen zu Gerätetypen oder Lieferanten hilft ein Blick ins Board „Einkauf von Automaten und Ersatzteilen“ im Forum weiter.